Công ty chuyên tổ chức sự kiện tại Hà Nội
sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn những buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất,
giúp ích rất lớn trong việc phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.
Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm tốt hơn
Một sự kiện được tổ chức với quy mô và tầm ảnh hưởng
sâu rộng sẽ gây trong tâm trí của những người tham gia sự kiện hình
ảnh đẹp về một tập đoàn, một đế chế lớn mạnh và vĩ đại trong kinh
doanh. Chương trình lớn diễn ra thành công với sự tổ chức chặt chẽ
từ bộ phận tổ chức sự kiện sẽ làm cho người ta thấy được cách làm
việc chuyên nghiệp, khả năng tổ chức tuyệt đỉnh cùng năng lực tài
chính hùng mạnh và dồi dào với những con người tài giỏi. Bạn thấy
không? Một chương trình thành công tốt đẹp đã in sâu vào tâm trí mọi
người tham dự như vậy thì sản phẩm của doanh nghiệp qua đó cũng sẽ
được quảng bá gián tiếp một cách rộng rãi trong quần chúng.
Nâng thương hiệu của doanh nghiệp lên một tầm
cao mới
Sự kiện thành công, sản phẩm được quảng bá rộng rãi,
kết quả cuối cùng sẽ là thương hiệu doanh nghiệp của doanh nghiệp
được nâng lên và vị thế trên trường quốc tế sẽ ngày càng vững mạnh.
Đó là một công thức thành công cực kì đơn giản nhưng lại rất hiệu
quả mà các tập đoàn lớn và nhỏ đều, đã và đang thực hiện. Với
các bộ phận hoặc công ty tổ chức sự kiện, lương của việc làm tổ chức sự kiện được tổ chức càng hoàng
tráng thì sẽ càng được nhiều tiền hơn. Nhưng để thành công trong việc
nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp thì việc “bỏ con tép để bắt con
tôm” là một điều mà doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng thực hiện
nếu họ thấy được thành quả đem lại.
Mang lại sự trải nghiệm cho người tham gia chương trình
Đối với sự kiện là một Event ngoài trời, một “Big Party
on the Beach” sẽ là một đêm sôi động, “quẩy” hết mình và thật khó quên
đối với cả bên tham gia tổ chức sự kiện lẫn phía tham gia sự kiện.
Tất cả sẽ trở nên trọn vẹn nếu như sự kiện mang đến những cung bậc
cảm xúc cũng như trải nghiệm chạm đến đáy lòng mỗi người tham dự.
1. Thuê các công ty tổ chức
sự kiện vì họ có kinh nghiệm, chuyên môn
Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp và đòi hỏi
rất nhiều kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn (quản lý – giao việc – phân tích –
giao tiếp...) để làm hoàn thành nó tốt nhất. Các công ty chuyên
về tổ chức sự kiện bao gồm đội ngũ nhân lực có trình độ giúp
họ "giải quyết" tất cả các vấn đề liên quan đến việc hiện thực hóa
một event trong thực tế.
2. Thuê các công ty về sự kiện để tiết kiệm tổng chi phí tổ chức
Khi thuê các công ty tổ chức, họ sẽ tư vấn cho khách hàng của mình về số tiền mà bạn cần đầu
tư cho sự kiện là bao nhiêu. Nhờ có mối quan hệ với
các nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, sân khẩu...), các công ty tổ
chức sự kiện sẽ có được mức tốt nhất cho bạn. Ngược
lại, nếu bạn tự vận hành một event thì bạn sẽ bị lãng phí rất nhiều khoản tiên
"không tên" khác vì không biết được việc gì cần chi, việc gì
không.
3. Tiết kiệm thời gian
Cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất
cao trong công việc nhưng nhiều khi chúng ta không đủ thời gian để thực hiện
tất cả điều mình mong muốn. Bằng việc thuê các công ty chuyên
nghiệp về tổ chức các sự kiện, bạn sẽ trở lên
"rảnh tay" hơn để dồn hết sức lực vào công việc chính của mình. Vốn
thời gian làm việc 1 ngày của bạn vẫn được bảo đảm cho giải quyết các công việc
quan trọng hơn. Các công ty tổ chức mà bạn thuê sẽ
lãnh trách nhiệm lên kế hoạch hình thành và vận hành sự kiện.
4. Mối quan hệ trong nghành
Chúng tôi đã từng đề cập ở trên
thì một sự kiện được tổ chức ra sẽ bao gồm nhiều công đoạn có liên quan đến
nhiều người, nhiều lĩnh vực. Các công ty chuyên về tổ chức event ngoài việc am
hiểu về những đơn vị này thì còn có mối quan hệ mật thiết với họ. Khi Quý khách
hàng có nhu cầu thuê công ty chuyên tổ chức các sự kiện,
chúng tôi sẽ tư vấn và lựa chọn cho bạn những đơn vị tốt nhất, phù hợp với quy
mô và chi phí event bạn muốn.
5. Thuê công ty tổ chức sự kiện để giảm thiểu sự rủi ro
Một yếu tố quan trọng mà khi tự tổ chức sự kiện bạn thường bỏ qua là việc quản lý rủi ro. Một event luôn chứa
đựng các nguy cơ tiềm ẩn. Nếu bạn là người may mắn thì sẽ không có điều gì xảy
ra. Nhưng ngược lại, event khi được tổ chức không thành công sẽ mang lại nhiều
nguy cơ không tốt cho khách hàng.
Những sai
lầm thường mắc phải khi tự tổ chức sự kiện của doanh nghiệp?
 |
|
|
Người dẫn
chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường,
bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt
cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin
vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài
nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là
nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!
Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không
kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường
không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương
trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới,
“sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo
diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa
tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc
trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự
nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ
ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục
diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát
lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi
ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.
 |
|
|
 |
|
|
Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt
tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng
tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể
giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm
niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng
ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ
công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương
trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị
khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm
tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần
quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi
tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người
chịu trách nhiệm.
Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến
các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình
huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm
như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu
tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có
khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.
Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo
- nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người
nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không
còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi
tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng
bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty
cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều
bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó
khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra,
công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời
kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị
động.
 |
|
|
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp
hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức
họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho
doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy
ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định
này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn
họp!
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng
tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Nhận xét
Đăng nhận xét