Bạn muốn tổ chức sự kiện tuyệt vời cho doanh nghiệp của mình
Với sự phát triển không ngừng của kinh
tế, xã hội, nhiều doanh nghiệp được thành lập. Để nâng cao thương hiệu, các
doanh nghiệp đã dần coi tổ chức sự kiện là một trong biện pháp rất được quan
tâm.
Những vấn đề cần lưu ý để tổ chức sự kiện
thành công cho doanh nghiệp?
Phát triển chiến lược nhắm đến thành công
- Hãy chắc chắn
rằng mục đích của những sự kiện đặc biệt phải đủ quan trọng để xứng đáng với
thời gian và chi phí cần thiết thích hợp cho từng giai đoạn, cho việc quảng bá
và ước tính chi phí cho sự kiện đó.
- Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục
đích mà nó nhắm đến.
- Đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ toàn diện cho sự kiện.
- Nhắm đến nhóm đối tượng có thể tài trợ cho sự kiện.
- Bắt đầu lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, và trong nhiều trường hợp thậm chí là
chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm.
- Xây dựng các cách thức để đánh giá mức độ thành công của sự kiện. Mục tiêu sự
kiện có thể đo lường được có thể bao gồm lượng người tham gia, số tiền quyên
góp được, mức độ gia tăng người sử dụng sản phẩm, dịch vụ.
Lập bảng liệt kê đầu việc
Một danh sách liệt kê đầu việc
sẽ hướng dẫn cụ thể từng bước để tổ chức và tiến hành một sự kiện đặc biệt.
Tạo dựng ngân quỹ (dành cho những sự kiện
nhằm mục đích quyên góp gây quỹ)
Mục tiêu là cung cấp cho người
lập kế hoạch tổ chức sự kiện một bản kế hoạch tài chính chi tiết. Ngân sách
phải cụ thể và bao gồm các cơ hội thu lợi nhuận (tài trợ, bán vé, quyên góp,
bán hàng giảm giá) cũng như những chi phí nhỏ khác.
Xem xét công việc hậu cần
Với nhiều hoạt động diễn ra
cùng lúc, có nhiều chi tiết cần được kiểm tra. Những khâu quan trọng cần được
xem xét và lên kế hoạch như: kích thước nơi tổ chức sự kiện, những hỗ trợ cần
thiết, sắp xếp vật dụng cần có, dọn dẹp, có kế hoạch phòng ngừa cho những việc
đột xuất, phương tiện đi lại và những dịch vụ công cộng như cảnh sát, cứu hỏa.
Kế hoạch truyền thông
Xúc tiến một sự kiện đặc biệt
cần có sự kết hợp giữa tư duy sáng tạo và thự tiễn.
Hãy huy động tất cả các phương tiện truyền thông có sẵn tại địa phương để quảng
bá sự kiện. Nếu được, bạn có thể lập danh sách chi tiết tên những người có thể
giúp bạn được trong vấn đề này.
Đánh giá sự kiện
Hãy dành thời gian để đánh giá
sự kiện ngay sau khi sự kiện kết thúc, lúc đó những chi tiết gần như còn nguyên
vẹn. Bạn cũng nên chuẩn bị những phiếu khảo sát cho những người tham gia. Và
cuối cùng nhưng cũng khá quan trọng là phải cảm ơn tất cả những người đã tham
gia vào sự kiện của bạn.
Những lợi ích khi hợp tác với công ty tổchức sự kiện?
Chuyên môn vững vàng:
Tổ chức sự kiện là công việc có nhiều khâu phức tạp. Do đó, nếu
không có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sẽ mất nhiều thời gian để hoàn
thành. Chưa kể các sai sót có thể xảy ra bất cứ lúc nào khiến cho kết quả tổ
chức không như mong đợi. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức chuyên
nghiệp thì lại khác. Với ekip đã tổ chức rất nhiều sự kiện khác nhau thì họ sẽ
biết được công việc gì cần làm trước, công việc gì cần làm sau và phải tiến
hành như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Giúp tiết kiệm chi phí:
Nhiều người nghĩ rằng tự mình thực hiện sẽ tiết kiệm tiền hơn đi
thuê. Điều đó đúng với nhiều lĩnh vực nhưng không bao gồm ngành tổ chức sự kiện. Nguyên nhân là khi doanh nghiệp kí hợp đồng với công ty chuyên nghiệp sẽ
được lo trọn gói với một chi phí ấn định từ trước và không sợ phát sinh. Ngoài
ra những mối quan hệ trong ngành sẽ giúp các công ty này có được mức giá ưu đãi
nhất mà nếu tự tổ chức thì doanh nghiệp sẽ không có được ưu đãi tương tự.
Tiết kiệm thời gian:
Chỉ cần đặt lên bàn cân giữa một nơi chuyên nghiệp và một nơi
không chuyên nghiệp thì hẳn ai cũng hình dung được ra bên nào tốn thời gian làm
sự kiện hơn rồi. Do đó, thuê công ty chuyên nghiệp vừa giúp doanh nghiệp không
mất thời gian lo cho sự kiện lại vừa có thể dành thời gian vào các việc khác
quan trọng hơn.
Giảm thiểu tối đa rủi ro:
Quản lý rủi ro là một trong những yếu tố quyết định đến thành
công của các sự kiện. Tuy nhiên, việc này lại rất khó cho doanh nghiệp khi tự
tổ chức mà thiếu các kinh nghiệm thực tế. Do đó, việc hợp tác với các công ty
tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là sẽ là phương án tối ưu để hạn chế đến mức
thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra.
Trên đây là một số gợi ý để giúp doanh
nghiệp bạn tổ chức sự kiện thành công nhất.
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng
tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Nhận xét
Đăng nhận xét