Tổ chức hội nghị - hội thảo là hoạt động thường
xuyên của các doanh nghiệp. Thông qua tổ chức hội nghị - hội thảo, các doanh
nghiệp sẽ giải quyết được những vấn đề đang mắc phải, thống nhất phương án giải
quyết và định hướng cho doanh nghiệp.
Để tổ chức hội nghị - hội thảo thành công,
chúng ta cần quan tâm đến những vấn đề gì?
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và
lập kế hoạch tổ chức hội thảo
Trong giai đoạn này để có
được sự chuẩn bị tốt nhất và một kế hoạch chi tiết nhất bạn cần chú ý đến 4
điều sau:
1. Xác định mục tiêu
Mỗi một hội nghị luôn có
mục đích riêng. Ví dụ như, bạn muốn thay đổi cách thức tuyển dụng? Bạn muốn
giới thiệu đến mọi người dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói có những tiện ích
gì ? Bạn muốn dạy các nhà quản lý cách quản lý hiệu quả hơn?
Rất nhiều hội nghị chỉ là
sự lãng phí thời gian, bởi người tổ chức không có mục tiêu rõ ràng, cuộc thảo
luận không có trọng tâm. Nếu bạn không thể xác định mục tiêu rõ ràng này, hội
thảo của bạn sẽ không thể hấp dẫn người xem.
2. Ai sẽ là người tham dự?
Khi đã xác định được mục
đích của buổi hội thảo, bạn sẽ biết cần phải mời những ai đến tham dự. Ví dụ:
nếu mục tiêu của hội thảo là phát triển giải pháp chi tiết cho một vấn đề, có
thể bạn sẽ chỉ muốn có ít hơn 10 người quan trọng nhất đến tham dự hơn. Nếu mục
tiêu của bạn là thành lập doanh nghiệp, bạn có thể mời một nhóm người lớn và
chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.
Sau đó, lập danh sách những
người đó. Hãy cố gắng lập danh sách cụ thể nhất, nhưng cũng để trống một vài vị
trí, đề phòng trường hợp có điều gì đó thay đổi vào phút chót.
3. Chọn địa điểm thích hợp
Số lượng người bạn đang
muốn mời đến dụ buổi hội thảo của mình sẽ quyết định diện tích phòng họp mà bạn
cần.
Nếu bạn đang băn khoăn tìm
kiếm một địa điểm thích hợp để làm nơi tổ chức hội thảo, có thể Hanoi Office là
lựa chọn phù hợp với bạn. Chúng tôi có nhiều phòng họp với các sức chứa khác
nhau từ 10 người trở lên, cũng như trang thiết bị hiện đại đi kèm với dịch vụ
như: phục vụ trà nước, café,…
Ngoài sức chứa vừa đủ, điều
cần quan tâm là trang thiết bị của phòng họp có đầy đủ không, có thể hỗ trợ bạn
tối đa trong việc truyền tải tới khách mời hay không? Nội quy của phòng họp hay
quy định của phòng họp ra sao? Có phù hợp không? Mọi người có thể dễ dàng tìm
thấy địa điểm này hay không? Có phải di chuyển quá xa để đến với hội thảo
không? Bạn nên đặt ra những câu hỏi như thế này, để có thể giải quyết từng vấn
đề, tránh xảy ra sự cố khi đến ngày hội thảo.
4. Truyền thông về sự kiện
Đây là một bước khá quan
trọng hỗ trợ cho quá trình đi đến thành công của một buổi hội nghị hay hội
thảo. Càng nhiều người biết đến cuộc hội thảo sẽ là một cơ hội cho người tổ
chức hội thảo đạt được mục tiêu ban đầu mà mình đặt ra, tìm kiếm khách hàng và
đối tác tiềm năng.
Tùy thuộc vào quy mô của
một buổi hội thảo, hội nghị, nhưng thông thường quá trình truyền thông này sẽ
có những bước cơ bản như sau:
·
Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên nhà
báo.
·
Tạo thiệp mời cho khách mời
·
Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho khách tham dự
sự kiện và tài liệu về hội nghị cho người không tham gia.
·
Quà tặng cho khách đến tham dự và đơn vị truyền thông.
Nhưng lưu ý trong quá trình
tiến hành tổ chức hội thảo – hội nghị
Cách tổ chức hội thảo – hội
nghị của bạn có thành công hay không được đánh giá bằng kết quả quá trình tiến
hành tổ chức. Trong quá trình tiến hành tổ chức bạn nên lưu ý 5 công vệc, yếu
tố sau:
1. Nội dung chương trình
hội thảo:
Khi bạn đã xác định được
mục tiêu là gì, đối tượng tham dự là ai thì chắc chắn bạn đã biết được nội dung
của cuộc hội thảo – hội nghị xoay quanh vấn đề gì. Điều bạn cần chú ý ở đây là
xây dựng thật tốt chủ đề chính và các chủ đề liên quan để cuộc hội thảo – hội
nghị có thể diễn ra sôi nổi.
2. Bố cục của chương trình:
Tạo một list các điểm nổi
bật chính của hội thảo, từ đó phát triển thành những ý chi tiết mà bạn sẽ trình
bày trong chương trình hội thảo.
3. Các thiết bị phòng họp:
Bạn hãy tận dụng tối đa
những trang thiết bị hiện đại, nó sẽ giúp bạn thuyết trình một cách sinh động
nhất.
4. Bữa ăn nhẹ giữa giờ
(tea-break):
Nếu hội nghị kéo dài thì
bạn nên chia nhỏ từng phần của hội nghị, tránh cho khách mời mệt mỏi khi phải
tham dự trong thời gian quá dài. Một bữa ăn nhẹ hoặc tiệc trà giữa giờ sẽ là
thời gian cho bạn cũng như người đến dự giải lao và thư giãn.
5. Dự kiến thời gian chính
xác của hội nghị:
Việc đánh giá được thời
gian diễn ra sự kiện và diễn ra trong bao lâu sẽ tăng hiệu quả của hội nghị.
Bạn phải nắm rõ kế hoạch của hội nghị, bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi
phần thuyết trình?
Nên nhớ rằng, cách tổ chức hội nghị càng chi tiết thì bạn sẽ càng đảm bảo được hội nghị chạy đúng tiến độ
và giảm thiểu yếu tố rủi ro không mong muốn xảy ra.
Sau khi hội nghị kết thúc
·
Sau khi kết thúc hội thảo, bạn nên tạo một video khái
quát lại một số vấn đề chính để khách hàng nắm rõ nội dung hơn.
·
Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi nó diễn ra cũng
là một quy trình cơ bản của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá
lại hiệu quả của buổi hội thảo: mình đã làm được những gì, điều gì còn thiếu
sót, điều gì đã được truyền tải đến khách hàng,… Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện
sẽ rút được kinh nghiệm cho lần tiếp theo tổ chức hội nghị.
·
Gửi quà tặng cho những người tham dự là một cách hiệu quả
để chiếm tình cảm của họ cũng như thu hút khách hàng tới dự những chương trình
hội nghị sau.
Thảo Viên Resort
Thảo Viên Resort nằm tại Sơn Tây, cách trung
tâm Hà Nội 40km và chỉ mất 1 giờ chạy xe Quý khách sẽ được tận
hưởng một không gian thiên nhiên ngập tràn hoa lá phù hợp cho cả bốn mùa và có
thể đáp ứng mọi nhu cầu về nghỉ dưỡng, ẩm thực, hội nghị hội thảo và vui chơi
giải trí với tiêu chuẩn quốc tế. Thảo Viên resort là một quần thể nghỉ dưỡng
với khuôn viên rộng 20 hecta với đầy đủ trang thiết bị tiện nghi bao gồm 99
phòng nghỉ được chia làm bốn khu: Xóm Nhỏ, Khu Xóm Đồi, Khu Xóm Nhà Liền Kề,
Khu Xóm Nhà Nổi Trên Hồ và Khu Phố Nhỏ với phong cách hiện đại kết hợp với
truyền thống, bể bơi với công nghệ lọc nước khép kín Tây Ban Nha, hệ thống nhà
hàng, tổ hợp vui chơi với sân tennis, khu trượt cỏ lớn nhất miền Bắc.
Thảo Viên Resort nổi tiếng là địa điểm tổ chức sự kiện kết hợp dã ngoại, nghỉ
dưỡng lý tưởng thường được lựa chọn là nơi tổ chức team building,
ngày hội gia đình, tiệc cuối năm, tri ân khách hàng…
Tản Đà Resort
Tản Đà Resort tọa lạc trên
vùng núi Tản Lĩnh, Ba Vì, Hà Nội là một trong những khu nghỉ dưỡng rất độc đáo.
Tản Đà Spa Resort được thiết kế theo lối không gian mở, yên bình và hiền hoà.
Tất cả các hệ thống phòng nghỉ, nhà hàng, dịch vụ đều nằm dọc theo hồ Suối Bơn
xanh trong, bát ngát, một điển hình mới cho sự giao thoa giữa trời và đất, nơi
đây thiên nhiên thật gần gũi với con người.
Tản Đà Resort có phòng hội thảo tiêu chuẩn
được đặt bên hồ suối Bơn thơ mộng, hệ thống nhà hàng với các món ăn Việt Nam,
châu Âu, vànổi bật với các dịch vụ chăm
sóc sức khỏe như: tắm bùn khoáng, spa thảo dược, massage, bể bơi
nước khoáng nóng lạnh…
Asean Resort
Nhiều người đến Asean Resort (Thạch Thất, Hà
Nội) thường ví nơi đây như một thiên
đường trong mơ bởi khung cảnh thiên nhiên tuyệt đẹp và chất lượng
dịch vụ cao cấp.
Hệ thống phòng hội thảo, hội nghị của Asean
Resort được thiết kế đa dạng, với sức chứa tối đa 500 người. Bên cạnh đó là tổ
hợp nhà hàng ẩm thực phong phú, phù hợp tổ chức tiệc trong nhà và ngoài trời.
Điểm nổi bật của Asean
Resort là sân golf cao cấp rộng 5 ha, bể bơi ngoài trời tiện nghi. Đặc biệt,
ngoài việc tổ chức sự kiện, chơi team building thì Asean Resort còn cung cấp
dịch vụ đốt lửa trại ban đêm rất thú vị.
Flamingo Đại Lải Resort
Chỉ cách trung tâm Hà Nội 45 km thuộc huyện
Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, nói đến Flamingo Đại Lải Resort, người ta nghĩ ngay
đến một vùng đất “non thanh thủy tú” với khí hậu trong lành, phong cảnh hùng
vĩ, ẩn chứa trong lòng biết bao điều kỳ diệu. Một vùng đất với nét thơ mộng hòa
với vẻ yên bình, sự tĩnh lặng lại chất chứa những sóng ngầm lan tỏa niềm hạnh
phúc. Một vùng đất bốn mùa đều tươi đẹp như bước ra từ truyện cổ tích xưa…
Phòng hội thảo lớn được thiết kế vô cùng sang
trọng, tiện nghi, hiện đại với sức chứa lên tới 350 khách, nằm ẩn mình sau đồi
cỏ nghệ thuật và tường đá chạy dài. Opera Hall là sự lựa chọn tuyệt vời nhất
của Quý khách khi tổ chức hội nghị, hội thảo và các sự kiện quan trọng khác tại
Flamingo Đại Lải Resort.
FLC Vĩnh Thịnh Resort
Khu nghỉ dưỡng FLC Vĩnh Thịnh Resort đem đến
cho du khách một không gian xanh mát mang với hơi thở thiên nhiên lãng mạn và
sang trọng. Với hệ thống nhà hàng phục vụ các món Âu, Á và đặc sản địa phương,
phòng đại tiệc cao cấp với sức chứa 400 khách. Các dịch vụ sẵn sàng phục vụ với
các sự kiện lớn, quan trọng được khép kín, phòng hội nghị với sức chứa 300 chỗ,
phòng họp VIP với diện tích 160m2. Đó là những yếu tố phù hợp cho các buổi đàm
phán, ký kết hợp đồng quan trọng và tư vấn, thiết kế, tổ chức các sự kiện, hội nghị,
hội thảo chuyên nghiệp.
Ngoài ra có các dịch vụ vui chơi giải trí bao
gồm: Bar club, karaoke, bể bơi trong nhà và ngoài trời, khu vui chơi trẻ em,
sân tập Golf, Tennis. Đặc biệt với khu Spa cao cấp và phòng xông hơi đá muối
Himalaya lớn nhất Việt Nam – Nơi nghỉ ngơi, thư giãn tuyệt vời trong chuyến đi
công tác kết hợp với nghỉ dưỡng tại Vĩnh Thịnh Resort.
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng
tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
.jpg)
Thông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóa