Tổ chức lễ khởi công – động thổ là một hình thức tâm linh không thể thiếu khi bắt đầu
xây dựng một công trình mới. Tổ chức lễ khởi công – động thổ tốt đẹp đồng nghĩa
với niềm tin công trình đó sẽ mang lại nhiều tài lộc cho doanh nghiệp.
Nguồn gốc tồn tại lễ động thổ
Có thể bạn đã biết
người Á Đông rất coi trọng những việc tâm linh, những nghi thức tín ngưỡng,
phong thủy. Chính vì thế, lễ khởi công được xem như việc làm để trình báo, xin
phép thần linh, thổ địa tại khu muốn xây dựng một công trình nào đó. Với
quan niệm tâm linh như vậy thì người Á Đông chúng ta lại càng coi trọng sự
thuận lợi thành công của lễ khởi công. Một ý nghĩa hết sức đơn giản cũng như
bao sự kiện khác chẳng hạn như một buổi tổ chức sự kiện khai trương công ty thì sự suôn sẻ của
bữa tiệc sẽ tạo sự may mắn, có niềm tin vào một tương lai phát triển lớn mạnh.
Đặc biệt, đối với những buổi lễ động thổ họ có một quan niệm nếu trời mưa bay
bay thì mọi sự an lành sẽ tới, khẳng định một bước đi vững vàng hơn trong sự
nghiệp phát triển của công ty.
Cách thức tổ chức một buổi lễ khởi công
cũng không quá khó khăn với người tổ chức bởi nó có chút gì đó mang tính truyền
thống. Lễ
khởi công - Sự kiện cổ truyền nhưng để có được sự chú
ý của các nhà đầu tư thì việc tạo sự độc đáo mới lạ là điều không thể thiếu
trong một xã hội phát triển như hiện nay.
Đầu tiên là cách thức trang trí
Hầu hết các sự kiện khởi công đều được
trang trí với phông nền đỏ truyền thống để mang lại may mắn cho sự khởi đầu.
Tuy nhiên với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn
gói chuyên nghiệp của những công ty sự kiện uy tín thì việc
sáng tạo đan xen, phối hợp những chi tiết để làm nổi bật đem lại sự khác biệt
cho mỗi sự kiện là rất cần thiết.
Tuy sự kiện lễ khởi công chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn nhưng để
lại được một ấn tượng sâu sắc, sự thu hút không thể quan của các vị khách quan
trọng là cách để người tổ chức có được một mối quan hệ làm ăn lâu dài đồng thời
cũng khẳng định được thương hiệu của công ty với khách tham dự.
Kịch bản và những hoạt
động liên quan
Vì thời gian buổi lễ có hạn nên việc lên một kịch bản ngắn gọn
mà vẫn đảm bảo được nội dung cần thiết là điều cần đòi hỏi ở những nhà tổ chức
sự kiện giỏi. Cần có những đề mục rõ ràng để có thể truyền tải được hết nội
dung của sự kiện khởi công tới những vị khách tham dự. Một sự chuẩn bị kĩ càng,
kiểm tra,đảm bảo hoạt động tốt của những trang thiết bị cần thiết để tránh được
những sai sót, trục trặc diễn ra trong thời gian ngắn ngủi mà cực kì quan trọng
đó.
Trong
tổ chức động thổ, khởi công, khánh thành, có 2 mảng công việc được người làm tổ
chức sự kiện coi trọng:
- Thứ
nhất là các phần cứng phục vụ cho sự kiện như trang thiết bị, dụng cụ tổ chức
sự
- Thứ
hai là các phần mềm: Bao gồm nội dung chương trình, con người, cách thức tổ
chức
Phần
cứng chiếm một vai trò quan trọng trong tổ chức khánh thành, khởi công, động
thổ vì nó góp phần đến 60% cấu thành nên sự kiện. Đó có thể là các thiết bị như
quầy kệ, lều bạt, bàn ghế, máy móc... cũng như công tác chuẩn bị mặt bằng, dụng
cụ hậu cần...
Với
kinh nghiệm nhiều năm cho thuê thiết bị hội thảo và thiết bị quảng cáo để phục
vụ sự kiện, tôi khuyên các bạn làm Event nên cân nhắc lựa chọn những thiết bị
tổ chức sự kiện từ các nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp, bao gồm cả việc hỗ
trợ lắp đặt, vận hành các thiết bị đó. Một đội ngũ thi công, lắp đặt lành nghề
sẽ giúp bạn an tâm để lo các công việc khác trong tổ chức Event thay vì dành
thời gian để đôn đốc việc lắp đặt, set up. Một kinh nghiệm đáng nhớ của tôi
trong việc cho thuê nhà lều để làm sự kiện ngoài trời là khi bão lớn làm bay
căn nhà lều mới dựng mặc dù nó đã được xây dựng kiên cố và gia cố khá chắc chắn
đề phòng gió lốc, rất may với kinh nghiệm xử lý sự cố của đội ngũ thi công, nhà
lều đã được dựng lại kịp thời và phục vụ cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, an toàn.
Bạn nhớ dặn nhà cung cấp mang tới sự kiện của bạn những thiết bị còn mới. Những
tấm thảm đã xuống màu hay chiếc cột hoen gỉ làm cho Event của bạn mất đi sự
trang trọng, thẩm mỹ.
|
|
Bạn
cũng cần chú trọng công tác xử lý mặt bằng trước khi tổ chức sự kiện. Các lễ
khánh thành, khởi công, động thổ thường được tổ chức ở nơi công trình sắp hoặc
đang xây dựng, nên chắc chắn mặt bằng sẽ không được hoàn hảo như khi bạn tổ
chức ở những nơi đã có sẵn tiện nghi trong thành phố. Nếu địa điểm tổ chức còn
gập ghềnh, bị ngập nước hay bị lún, chúng ta cần tổ chức san lấp, ủi sơ, rải đá
dăm, đá mi... hay trải pallet để đảm bảo khu vực tổ chức được bằng phẳng. Nếu
không sẽ dẫn tới các sự cố như sàn bị mấp mô, lồi lõm hay khi xe ô tô lớn đi
vào khu vực tổ chức thì bị lún đất.
Về
công việc set up địa điểm, nên chú ý phân chia các khu vực cho phù hợp: chỗ nào
là bãi đỗ xe, chỗ nào là nơi tổ chức, ở đâu diễn ra nghi lễ... Hướng ngồi cũng
cần được cân nhắc để giúp khách mời có thể quan sát dễ dàng cả sân khấu lẫn chỗ
thực hiện nghi thức.
Nếu
trong chương trình có tiết mục đãi tiệc, cần bố trí việc set up bàn ghế sao cho
có thể thay đổi một cách linh động. Chẳng hạn khi làm lễ thì bàn ghế bố trí
dạng rạp hát, sau khi dẫn khách đi tham quan nhà xưởng trở về thì bàn ghế đã
chuyển thành dạng set menu với bàn tròn để sẵn sàng cho việc đại tiệc. Hoặc là
người tổ chức cũng có thể dựng một lều đãi tiệc ngay bên cạnh lều làm lễ để
quan khách dời sang, nhiều chủ đầu tư còn thể hiện sự chu đáo hơn với quan
khách bằng cách cho dựng thêm một dàn rạp sử dụng máy lạnh với các vách được
bọc kín. Ở những địa điểm xa xôi, nhớ chuẩn bị máy phát điện dự phòng và nhà vệ
sinh di động.
|
|
Nhiều
chủ đầu tư coi mưa trong lễ khánh thành, khởi công, động thổ... là một điềm
lành đem lại nhiều may mắn và tiền bạc cho họ, nhiều người có chọn làm sự kiện
vào mùa mưa để có được điềm lành này, tuy nhiên người tổ chức sẽ vất vả hơn khi
phải xoay sở tổ chức sự kiện dưới mưa. Khi tổ chức khánh thành, động thổ, khởi
công... trong mùa mưa thì người tổ chức sự kiện cần có các phương án phòng bị
tốt để tránh bị mưa bão làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức.
|
|
Các nghi thức điểm nhấn thường được sử dụng
trong khởi công, động thổ, khánh thành... với sự tham gia của các khách mời
danh dự là: nghi thức xúc đất (thường dùng cho động thổ), bấm còi báo hiệu hiệu
lệnh khởi công, thả bóng bay, cắt băng khánh thành trong tổ chức khánh thành..
Người làm sự kiện nên chú ý một số quy tắc mà dân trong nghề thường truyền tai
nhau, ví dụ khi thực hiện các nghi thức thì các khách VIP được mời lên thường với
số lượng 5, 6, 8, 9, 10 hay 12, người ta thường kỵ mời 4 hay 7 người, nhất là
người Hoa, vì phát âm số 4 (tứ) nghe gần giống chữ "tử" (chết) hay số
7 nghe như chữ "thất" trong "thất bại". Một số khách hàng
có những phong tục khá đặc trưng, như khách hàng Đài Loan thường đi tới địa điểm
đóng móng để làm nghi thức. Tại đây chủ đầu tư đóng các cột móng rồi gởi bao lì
xì cho những người đi theo. Một số khách hàng thì muốn có đoàn trống lân đi
quanh nhà xưởng của mình.
|
|
Nên chú ý bố trí thời gian cho hợp lý, nhất là
đối với các địa điểm tổ chức xa trung tâm. Nên tập trung khách tại các xe đưa
rước và rước khách đến địa điểm tổ chức, lúc này, cần dự trù thời gian di chuyển,
cũng như những sự cố có thể xảy đến khi di chuyển như xe bị sự cố hay kẹt xe để
sắp xếp thời gian tổ chức cho phù hợp. Đối với các khách đến sớm, rất có thể họ
phải chờ đợi một thời gian dài trước sự kiện, nên bố trí nhà chờ và có tea
break phục vụ quan khách.
Một
phần thường không thể thiếu trong các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành
ở châu Á, đó là nghi lễ thờ cúng. Thông thường các công ty tổ chức khởi công,
động thổ... thường thuê thầy địa lý coi ngày giờ để tổ chức sự kiện, và họ cũng
thường kiêm luôn việc cúng và làm các nghi thức liên quan đến tâm linh cho lễ
này. Thông thường nhà tổ chức sự kiện thường giúp các công ty này mua sắm nghi
lễ thờ cúng, thường là heo quay, muối, gạo, trái cây... Một số khách hàng kỹ
tính thậm chí còn không bỏ qua chuyện đo đạc các khoảng cách từ đài cúng đến
bàn cúng, từ hộp cát đến chỗ xúc cát.. bằng thước Lỗ Ban sao cho các khoảng
cách này rơi vào các "chữ tốt", người làm Event cần chú ý điều này để
làm vừa lòng khách hàng.
|
|
Về con người, nhìn chung nên có một đội ngũ nhân sự đã thành
thạo với việc tổ chức các sự kiện khởi công, động thổ, khánh thành... như vậy sẽ
đỡ gặp bỡ ngỡ trong quá trình chạy Event. Sự phối hợp từ phía khách hàng cũng rất
quan trọng, người tổ chức Event cần phân định những công việc hai bên cần chịu
trách nhiệm. Chẳng hạn khách hàng cần cung cấp danh sách khách mời, xác nhận sự
có mặt của các khách VIP và các quan chức, hỗ trợ đón khách và nhận diện khách
tham dự...
Trên đây là một số gợi ý để giúp bạn có thể tổ chức khởi
công- động thổ được hoàn hảo nhất.
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng
tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Thông tin tuyệt vời quá bạn ơi!
Trả lờiXóaThông tin tuyệt vời quá bạn ơi!
Trả lờiXóaThông tin tuyệt vời quá bạn ơi!
Trả lờiXóaThông tin tuyệt vời quá bạn ơi!
Trả lờiXóaThông tin tuyệt vời quá bạn ơi!
Trả lờiXóaThông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn thật tuyệt vội
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóaThông tin của bạn hay quá
Trả lờiXóa