Cách
thức tổ chức sự kiện hoàn hảo nhất cho doanh nghiệp
Với rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, tổ chức sự kiện đang dần trở thành một công cụ rất mạnh trong việc quảng cáo, quảng bá
thương hiệu hình ảnh tới mọi người, không ít các doanh nghiệp đã bỏ ra số tiền
lớn để tổ chức sự kiện rất lớn. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện thành công không
phải là điều dễ dàng.
Bước 1
: Xác định loại sự kiện mà bạn muốn làm
- Trước
khi lập một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần xác định xem sự kiện mình sắp làm
là sự kiện gì : Lễ khởi công - động thổ, Lễ khánh thành - khai trương,... VIệc xác định được loại sự kiện sắp làm là rất
quan trọng, nó sẽ giúp bạn định hướng và hình dung được những hạng mục công
việc sẽ làm trong sự kiện.
Bước 2
: Xác định mục tiêu của sự kiện và kết quả đạt được
- Xác định mục tiêu
của sự kiện : khi tổ chức sự kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương
hiệu hay cũng có thể là để tri ân các khách hàng và các nhà cung cấp đã sử dụng
sản phẩm, dịch vụ của công ty. Cũng có thể là để ra mắt một sản phẩm mới, công
nghệ mới, hay nhà máy mới,...Và điều quan trọng nữa là sẽ tạo được ấn tượng với
người tham gia sự kiện.
- Xác định ngày tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Có thể lấy ví dụ như lễ khởi công - động thổ theo
quan niệm của người Việt Nam đây là nghi lễ khởi đầu mang tính trang trọng
nên việc lựa chọn ngày đẹp, hợp với tuổi của chủ đầu tư là rất quan
trọng, nó tượng trưng cho một sự khởi đầu may mắn và suôn sẻ.
Bước 4
: Hãy xem xét các vị trí và cơ sở vật chất phù hợp để tổ chức sự kiện.
- Xác định
việc sử dụng không gian và sắp xếp chỗ ngồi và chỗ trống cần thiết cho sự kiện
hay hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm để đảm bảo cơ sở vật
chất
Bước 5
:
- Hãy xem xét
thiết lập quan hệ đối tác với các tổ chức khác hoặc người dân hỗ trợ việc thực
hiện các sự kiện.
- Xác định vai trò của mình khi xác định quyết định quan trọng.
Bước 6
: Tạo một khoản ngân sách cho sự kiện
- Xác định các nguồn và các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng.
- Rà soát để chi phí thật sự thực
tế và cần thiết và cập nhật doanh thu.
Bước 7
: Dự kiến thời gian sự kiện.
- Vạch ra tất
cả các quyết định cần thiết / hoạt động theo một thứ tự tuần tự từ điểm xem xét
ban đầu để quyết định được hoàn thành và quyết định được thực thi.
- Thông báo thời gian để tất cả mọi người tham gia thực hiện sự
kiện này.
Bước
8: Xác định các quyết định quan trọng , tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện.
- Xác định thứ
tự của các hoạt động cần phải xảy ra tại sự kiện hay hoạt động.
- Xác định xem ai sẽ thực hiện hoặc thực hiện các chương trình
nghị sự.
- Xác định các chủ đề của thông tin được chia sẻ.
- Quyết định khung thời gian cho mỗi bài thuyết trình hay nói.
- Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương
trình, khi nó cần phải xảy ra và ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi.
- Xác định thiết bị cần thiết cho sự kiện hay hoạt động.
- Xác định các nguồn tiềm năng để đảm bảo thiết bị cần thiết.
- Đánh giá chi phí của thiết bị.
- Quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm nhận và trả thiết bị.
- Xác định những tài liệu cần thiết, và xác định các nguồn tiềm
năng mua chúng.
 |
|
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị và
lưu trữ các vật liệu.
- Xác định những người sẽ nhận được giải thưởng.
- Quyết định danh mục giải thưởng và xác định các nguồn để mua
chúng.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm mua giải thưởng.
- Xác định phương pháp sẽ được sử dụng để công bố công khai các sự
kiện hoặc hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi,
thông cáo báo chí, email, vv
- Quyết định ai sẽ là người liên lạc cho các yêu cầu thông tin
công khai trên các sự kiện hay hoạt động.
- Quyết định ai sẽ là người chịu trách nhiệm phổ biến các loại
thông tin của sự kiện hay hoạt động.
- Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức
để sự kiện được tổ chức trơn chu .
Bước 9
: Hãy xem xét những bổ sung nhân sự, các mặt hàng nếu cần thiết
- Lễ tân - PG
- Ca sỹ - MC
- Thực phẩm
- Âm nhạc
- Huy chương, hoa
- Nhiếp ảnh, video
- Dụng cụ làm sạch ...
Bước
10 : Bạn đã lên kế hoạch tốt và sẵn sàng để thực hiện
Để tổ chức sự kiện thành công nhất, một trong những vấn đề
quan trọng nhất mà bạn cần quan tâm đó là việc lên ý tượng.
Cảm
hứng là điều kiện bản lề vô cùng quan trọng quyết định đến việc ý tưởng tổ chức sự kiện đưa ra có tốt hay không. Những người làm nghề tổ chức sự kiện sẽ thỏa
sức sáng tạo và thể hiện tài năng khi sự kiện có ngân sách “thoáng”, chủ yếu là
mong muốn nhấn mạnh đến yếu tố thẩm mỹ, sự ấn tượng…
Mặc dù
vậy, trên thực tế thì những sự kiện có điều kiện tốt như vậy rất ít, chưa đến
10% trong tổng toàn bộ các sự kiện được tổ chức tại Việt Nam. Do vậy, không ít
nhà tổ chức sự kiện phải hạn hẹp lại ý tưởng của mình do những lời đề nghị từ
phía khách hàng, những khoản chi phí eo hẹp để tổ chức mà thường được gọi vui
là “giới hạn ngân sách”. Trong cả khoảng thời gian dài làm việc của mình, những
người làm nghề lên ý tưởng này sẽ bị mài mòn dần, dần xa dời với chức phận
chính của mình đó là sáng tạo ý tưởng.
Đa
số chúng ta đều nghĩ rằng, quá trình thảo luận để lên ý tưởng có nhiều người
tham gia đóng góp ý kiến sẽ đem lại nhiều ý tưởng hơn. Tuy nhiên, cũng không ít
người cảm thấy việc một mình suy nghĩ về các ý tưởng sẽ thấy thoải mái và hiệu
quả hơn. Cũng có người thích nghĩ về những ý tưởng khi ở nhà, có người thì
thích thả hồn tại những công viên hay quá cafe nhưng cũng có người phải ngồi bó
buộc tại văn phòng mới có thể cho ra ý tưởng.
Nhiều người phải có sức ép về tiến độ và thời
gian mới suy nghĩ được ý tưởng thì cũng có những người phải có thời gian thật
thoải mái và rộng rãi mới có thể đưa ra những ý tưởng hữu ích. Do vậy, để đưa
ra được ý tưởng cho tổ chức event một
cách hiệu quả nhất, tốt nhất thì tùy thuộc vào thói quen và cảm giác của chính
bản thân người làm công việc sáng tạo đó. Đừng quá chú trọng việc “làm theo
những gì người khác làm” mà hãy làm theo cách mà bạn cho rằng lý tưởng nhất để
bạn suy nghĩ về những ý tưởng.
Những
ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của
các công ty khác hay những chuyến du lịch. Có người nói đùa rằng “90% ý tưởng
được nảy sinh từ việc ăn cắp và xào nấu lại mà ra”. Từ quá trình dài góp nhặt những
ý tưởng, bạn có thể kết hợp đưa ra được rất nhiều ý tưởng cho mình.
Những ý
tưởng mới cũng được bắt nguồn từ chính những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc
sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng độc đáo về tạo hình sân khấu từ kiến trúc độc
độc của một ngôi nhà mà bạn thấy qua, concept của cả một chương trình có thể
chỉ bắt nguồn từ một bức tranh có hình ảnh gây ấn tượng mạnh, ý tưởng thiết kế
trang phục cho PG đôi khi có thể chỉ bắt nguồn từ một nét văn hóa đặc sắc nào
đó… Những gợi ý hay khi bạn suy nghĩ những ý tưởng có thể lấy cảm hứng từ những
thứ bạn sưu tầm như bức tranh chân dung được vẽ bằng bình xịt sơn, đồ vật xếp
bằng giấy…
Người
làm nghề sáng tạo, lên ý tưởng cho tổ chức sự kiện cũng nên quan tâm đến vấn đề
tìm hiểu về những nét lịch sử, văn hóa để làm nền tảng cho bản thân bạn
một kiến thức thật sự vững vàng và có thể nảy ra nhiều ý tưởng mới. Cũng đã xảy
ra tình huống trong một sự kiện được tổ chức để giới thiệu sản phẩm mới, người
tổ chức tôn vinh văn hóa Mỹ Latinh nhưng lại cho các vũ công nhảy điệu Valse.
Những thiếu sót như vậy thực sự để lại những ấn tượng rất xấu đối với những
khán giả có hiểu biết.
Để mang lại một buổi tổ chức sự kiện độc đáo,
sáng tạo và thành công nhất, bạn nên nhờ đến sự giúp đỡ của các công ty tổ chức sự kiện uy tín, vì họ là những người có kinh
nghiệm trong nghề, họ biết cách phải làm như thế nào để đem lại hiệu quả cao
nhất.
Trên đây là một số gợi ý để giúp doanh nghiệp bạn tổ chứcsự kiện cho doanh nghiệp mình một cách thành công nhất.
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô
cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng
tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Thank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaThank bạn rất nhiều nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóaCảm ơn bạn đã cung cấp thông tin nhé!!
Trả lờiXóa