Những vấn đề cần lưu ý
khi làm thủ tục chạy roadshow chuyên nghiệp
Đã tổ chức sự kiện, không ai không có lần đối diện
với việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. Và cho dù bạn làm ở vị trí nào, từ lên
kế hoạch cho đến thực thi, thì bạn cũng phải nắm được những điều cần lưu ý khi
xin giấy phép cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc. Sau đây là
đôi điều bạn nên chú ý về thủ tục xin cấp phép.
Bạn cần
chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng đợi sát thời hạn cấp phép
rồi mới nộp hồ sơ. Có nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được, chẳng hạn
phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép, phải xin thêm giấy phép con…
hay như chương trình biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các
trang phục ít nhất 30 ngày trước chương trình.
Nhất là
những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời
gian của bạn nhiều hơn so với dự tính. Chẳng hạn như thời gian nhận hồ sơ của
Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả là buổi sáng còn lại
là thời gian trả hồ sơ.
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên
công ty xin phép,
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với
khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng).
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ
chức xin phép,
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
– Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác
nhận đã đóng tiền tác quyền.
– Bản ghi lời bài hát (lyric).Với chương
trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước
ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ
sỹ đó.
– Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
– Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có
thêm Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp
đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện.
– Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không
và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai,
ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu… Nếu không chú ý những điều này
bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần.
Cũng cần
chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải
loại trừ các ngày thứ 7, chủ nhật cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu
ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì bạn sẽ không thể có kịp giấy
phép để chạy chương trình.
Nếu một sự
kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy
phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho
phép tổ chức.
Chúng ta
cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các
tỉnh thành. Khi tổ chức các sự kiện như Festival, Gala… mang tầm vóc địa
phương, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của UBND Tỉnh (thường bao
gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các
kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có…).
Mặc dù đã
xin cấp phép rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự,
ách tắc giao thông, bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường
xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh trường hợp như một
Event diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn
chiếm lòng lề đường, đã bị cơ quan chức năng tịch thu phương tiện tổ chức, phải
hủy bỏ chương trình và đền hợp đồng cho khách hàng.
Bạn cũng
không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin dùm giấy
phép, bảo lãnh chương trình… mà thực hiện các chương trình khi chưa có giấy
phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ và tháo dỡ
vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức ở nơi nhạy cảm về
mặt chính trị mà chưa có giấy phép đồng ý của cơ quan chức năng.
Tóm lai,
đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những thủ tục, giấy
tờ cùng với những luật định riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương… đòi
hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không hay xảy ra
cho Event của mình.
Với
kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cùng đội ngũ nhân sự
đông đảo, trẻ trung, năng động, sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho
các bạn cùng doanh nghiệp những chương trình roadshow hoàn hảo nhất, không gặp
phải những vướng mắc về thủ tục phép, góp phần vào việc phát triển thương hiệu
cho doanh nghiệp của bạn.
Vậy bạn
còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho
mình những chương trình roadshow hoàn hảo nhất nhé!
Nhận xét
Đăng nhận xét