Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Để tổ chức một buổi hội nghị, hội thảo thành công, người tổ chức cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch một cách cẩn thận và chi tiết nhất. Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị, hội thảo thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng.

Lên chủ đề cho chương trình

Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Chẳng hạn như buổi hội thảo dành cho những người sắp khởi nghiệp, chủ đề có thể là: “Kĩ năng tạo lập quan hệ trong kinh doanh”, một buổi hội thảo dành cho các nhà phân phối là “Tri ân khách hàng”, hay nhân dịp kỉ niệm sinh nhật công ty.

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Việc mà ban tổ chức thường làm đối với vị khách mời này là bàn bạc với họ về nội dung buổi trò chuyện, thời gian nói chuyện. Nhiều nhà tổ chức tổ ra khá lung túng khi xử lí việc này, họ đành để diễn giả tự biên tự diễn, dẫn đến việc diễn giả có ít thời gian trò chuyện hơn, thời gian diễn ra chương trình kéo dài. Có rất nhiều chương trình bị lỗi vì diễn giả không kiểm soát được những điều muốn nói hoặc cao hứng nói nhiều dẫn đến thời gian bị kéo dài.

Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội nghị, hội thảo và uy tín của họ ảnh hưởng sự hấp dẫn của event đó. Bởi vậy nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả.

Tìm kiếm địa điểm thích hợp

Bạn nên tổ chức ở những địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức của mình. Chẳng hạn hội nghị lớn cần tổ chức ở trung tâm hội nghị hoặc khách sạn, một buổi workshop nhỏ mang không khí thân mật có thể làm tại quán cafe. Bạn không nên chọn địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự vì như vậy sẽ làm loãng chương trình.

Bạn cần nên kiểm tra những tiện ích mà địa điểm đem lại, những phần nào tính phi, những phần nào miễn phí để lên dự trù kinh phí cho phù hợp. Hãy dự trù cho tất cả những vật dụng cần thiết tại event để đảm bảo chương trình diễn ra chu đáo nhất.

Truyền thông cho sự kiện

Với những hội nghị, hội thảo, lớp học thu phí hay tự do, bạn cần dành nhiều thời gian cho công tác tuyên truyền nếu bạn không muốn chương trình của mình vắng như chùa bà Đanh.

Một số kênh truyền thông hiệu quả bao gồm: email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với những hội thảo có tính phí tương đối cao, bạn cần tấn công người tham dự như trực tiếp gọi điện thoại. Đối với những chương trình có đối tượng khách mời là giám đốc, chủ doanh nghiệp, rất có thể bạn phải bố trí nhân viên gọi điện mời họ tham dự, đừng nghĩ rằng gửi vài nghìn email thì sẽ có người liên hệ, đăng kí tham dự chương trình.

Bạn cũng cần cân nhắc thời gian truyền thông cho phù hợp, nếu bạn để quá gần ngày mới tuyên truyền thì sẽ người tham dự bị kẹt công việc không thể tham dự chương trình, còn nếu truyền thông sớm quá thì người tham dự thấy còn sớm quá không đăng kí dẫn đến quên không tham dự chương trình.

Database khách tham dự tiềm năng cũng là công cụ quan trọng để chào bán hội thảo của mình, bạn có thể mua lại dữ liệu khách hàng từ các công ty quảng cáo, truyền thông, giới thiệu việc làm. Tùy vào hình thức tuyên truyền bằng email, số điện thoại để bạn quyết định danh sách tuyên truyền phù hợp cho mình.

Với kinh nghiệm 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Vietwind luôn tự hào sẽ mang tới cho khách hàng những buổi hội nghị, hội thảo chất lượng nhất. Nếu bạn có nhu cầu, hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện Vietwind  để được tư vấn và có được những buổi hội thảo hoàn hảo nhất.