Những điều cần biết khi tổ chức buổi lễ kỷ niệm

Những điều cần biết khi tổ chức buổi lễ kỷ niệm

Lễ kỷ niệm là dịp để tổng kết lại quá trình hoạt động của mình trong suốt thời gian kể từ khi thành lập đến khi buổi lễ diễn ra. Lễ kỷ niệm có thể tổ chức cho thành lập công ty, thành lập trường, thành lập chi hội, thành lập ban….Để có được buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty được thành công tốt đẹp hãy cùng tìm hiểu với những chia sẻ dưới đây của chúng tôi để có được những lưu ý tốt nhất. 

Để tổ chức một buổi lễ kỷ niệm long trọng và hoành tráng phản ánh đúng được mục đích của buổi lễ bạn cần làm những bước sau:

Xác định chủ đề cho buổi lễ

Điều đầu tiên cần phải làm là bạn cần xác định chủ đề của buổi lễ. Việc xác định chủ đề của buổi lễ sẽ giúp bạn có được ý tưởng để lên kế hoạch và tiến hành mời khách, trang trí địa điểm tổ chức phù hợp với chủ đề của buổi lễ.

Bạn có thể chọn chủ đề:

• Theo thập niên: Đó là lễ kỷ niệm 10 năm hay 20 năm thành lập công ty hay thành lập trường.
• Màu sắc: Bạn có thể lấy màu sắc thương hiệu của bạn để làm màu sắc chủ đạo cho chương trình. Từ phần ghế ngồi, trang phục của nhân viên, giấy mời cũng mang màu sắc thương hiệu của bạn

Bắt đầu lên kịch bản

Khi đã có được chủ đề của buổi lễ bạn có thể dễ dàng lên kịch bản. Kịch bản cần được xây dựng sơ bộ sau đó là chi tiết và cuối cùng đưa cho lãnh đạo đơn vị bạn thống nhất về nội dung kịch bản đó.

Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức cần phải được lựa chọn cho phù hợp với nội dung, hình thức và tính chất của buổi lễ. Nếu là lễ kỷ niệm thành lập trường bạn sẽ không cần chọn địa điểm nào khác mà chính là ngôi trường đó.

Nhưng nếu là thành lập công ty hay phòng ban bạn có thể tổ chức tại địa điểm của công ty nhưng cũng có thể tổ chức tại một địa điểm khác để có thể chứa được lượng khách mời phù hợp và có không gian hợp lý.

Bạn cũng nên thiết kế sơ đồ về vị trí sân khấu, bục phát biểu, khu vực bàn tiệc, vị trí đón tiếp khách mời…

Thời gian tổ chức buổi lễ

Thời gian tổ chức phải được xác định cùng với việc lên kế hoạch cho buổi lễ. Thời gian cần được sắp xếp cho phù hợp với công tác chuẩn bị chương trình, tập dượt, thực hiện tổng duyệt, thời gian diễn ra khai mạc, thời gian làm lễ, người đại diện phát biểu…

Gửi thiệp mời

Sau khi đã kế hoạch về thời gian, địa điểm rõ ràng, bạn có thể gửi giấy mời theo danh sách khách mời đã được chuẩn bị trước. Bạn nên gửi thiệp mời trước ít nhất 1 tuần khi tổ chức buổi lễ để họ có thời gian chuẩn bị.

Chuẩn bị các vật phẩm cũng như thức ăn phục vụ buổi tiệc

Các vật dụng cần chuẩn bị cho buổi lễ kỷ niệm như banner treo, bằng khen, nước uống, hoa quả cho khách mời…

Nếu bạn tổ chức tiệc buffer cho khách mời thì bạn cần đảm bảo đồ ăn được sắp xếp đầy đủ tại bàn tiệc và được kiểm tra kỹ về chất lượng cũng như bài trí sao cho đẹp mắt và đội ngũ phục vụ phải thường xuyên kiểm tra đồ ăn để phục vụ khách. Những trang thiết bị về âm thanh, ánh sáng, hoa tươi… bạn cũng phải chuẩn bị chu đáo để không có lỗi xảy ra.

Tổng duyệt trước sự kiện

Trước khi lễ kỷ niệm được chính thức diễn ra bạn cần tổng duyệt trước khi diễn ra 1-2 ngày để đảm bảo về trình tự và nội dung được diễn ra theo kế hoạch đã định.

Nếu bạn chưa tự tin để tự tổ chức lễ kỷ niệm cho đơn vị mình, bạn có thể liên hệ với chúng tôi Công ty tổchức sự kiện Vietwind để được tổ chức một lễ kỷ niệm long trọng và ý nghĩa nhất.