Kinh nghiệm tổ chức thực hiện
roadshow quảng bá sự kiện
Vietwindevent - Roashow là một trong những hình thức
quảng cáo ngoài trời được người làm marketing rất ưa chuộng. Trong tổ chức sự
kiện, người ta thường dùng hoạt động roadshow để quảng bá cho Event của mình.
Làm thế nào để thực hiện một chương trình roadshow hiệu quả để truyền thông cho
sự kiện là điều bất cứ người làm tổ chức sự kiện nào cũng quan tâm.
Hình thức chạy roadshow
hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá hình ảnh và thương hiệu
nhưng phù hợp nhất với các sản phẩm mới ra vì nó tạo được hiệu ứng tốt về mặt
hình ảnh và ghi nhớ. Chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn
mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp roadshow
quảng bá thương hiệu và thông báo về các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling,
phát tờ rơi giới thiệu sản phẩm, hoặc thực hiện trò chơi, activation, hội thảo
lưu động, chiếu phim... tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn
hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.
Về phương tiện để thực hiện roadshow, hiện nay
thịnh hành nhất thường là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi,
xe đạp đơn, hoặc đôi khi người ta sử dụng vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây
ấn tượng hơn nữa là xe segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe
Jeep, xe bán tải, xe bus. Người tổ chức roadshow có thể thuê các phương
tiện này tại những đơn vị cung cấp xe chuyên dùng cho roadshow, hoặc có thể tuyển
nhân sự làm roadshow có sở hữu các loại xe này. Để cho phương tiện làm roadshow
thêm bắt mắt, người tổ chức roadshow thường trang trí xe với màu sơn hoặc decal
trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhận diện thương hiệu, và
có thể treo banner, cờ... để gây chú ý cho người đi đường.
Để lên kế hoạch
thực hiện một chương trình roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được
yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời
gian, địa điểm làm chương trình. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời
lượng của một chương trình, vì có một số chương trình thực hiện trong thời gian
dài đến cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện roadshow nên
có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường và đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ
điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lắp
nhau, nhất là khi có nhiều đoàn cùng thực hiện song song.
Nhân sự cho chương trình
thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thực
hiện ở ngoài trời, lương cho nhân sự chạy roadshow cũng cao hơn so với các nhân
sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và
nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và đội hình là một sự
cố gắng lớn. Do tính chất vất vả của công việc, có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ
ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay
thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.
Vai
trò của người quản lý (supervisor) trong việc chạy roadshow rất quan trọng.
Người này sẽ có trách nhiệm theo sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PB, PG
thực hiện, điều phối hoạt động của đoàn trên các tuyến đường một cách linh
hoạt.
Ở Hà Nội, việc cấp phép cho
các hoạt động ngoài trời, thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở
Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy
phép chạy roadshow bằng cách xin giấy phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí ... chạy
chui, bị bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các
bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn
ra hoạt động. Những chương trình bị "bể show" thường là do hoạt động
không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, việc xây dựng
chương trình phù hợp, chuẩn bị và làm việc trước với các cơ quan chức năng là
rất quan trọng. Trong suốt 2 năm làm roadshow, bản thân công ty Vietwind Event
của tôi chưa gặp phải khó khăn gì trong việc chuẩn bị và tổ chức.
Để
tránh các rắc rối xảy ra, khi thực hiện roadshow nên tránh các khu vực có nhiều
cơ quan chính trị... Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông,
càng kẹt xe càng tốt để "gây chú ý" cho người đường, nhưng việc này
cũng đồng thời gây chú ý cho Cảnh sát giao thông. Vì vậy người supervisor phải
rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi có nguy cơ
xảy ra những rắc rối với lực lượng giữ gìn trật tự thì nên cho đoàn tản ra
nhiều phía để tránh gây ách tắc giao thông và gây chú ý.
Nếu trong hoạt động roadshow
có việc dừng lại phát tờ rơi
quảng bá sự kiện hay
làm activation, thì tùy mức độ của hoạt động đó, phải xin phép trước chủ địa
điểm hoặc lobby lực lượng bảo vệ.
Ở các tỉnh thành thì việc
thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên, khi
thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như
phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự.
Nhận xét
Đăng nhận xét