Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo

Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo

Doanh nghiệp của bạn đang gặp những vấn đề khó khăn, chưa tìm được phương hướng để tháo gỡ những vướng mắc đang găp phải. Đó chắc chắn là lúc bạn nên tổ chức hội nghị, hội thảo cho doanh nghiệp của mình đấy.

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Vậy chúng ta phân biệt hội nghị và hội thảo như thế nào?

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một hoạt động thường xuyên, đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn dùng để gặp gỡ, giao lưu với các đối tác, thu thập ý kiến, góp ý từ phía khách hàng. Tổ chức hội nghị hội thảo cũng là cách tháo bỏ vướng mắc mà doanh nghiệp đang gặp phải, quảng bá thương hiệu hình ảnh của doanh nghiệp, tìm kiếm thị trường và tạo kênh phát triển sản phẩm.

Về mặt lý thuyết, hội thảo là sự gặp mặt của một nhóm người có chung quan tâm về mặt địa điểm, thời gian đã được xác định từ trước để cùng nhau tranh luận về một nội dung được quan tâm. Thông qua những cuộc hội thảo sẽ làm sáng tỏ những vấn đề thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó sẽ đưa ra những đề xuất, kiến nghị để giải quyết những khó khăn đó.

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Còn hội nghị thì ngược lại, đó giống như một cuộc họp tổng kết. Doanh nghiệp thưởng tổ chức hội nghị để tổng kết lại những hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được trên chặng đường đã qua, đánh giá những mục tiêu mà doanh nghiệp đã đạt được, từ đó rút kinh nghiệm và cùng nhau bàn bạc phương hướng hoạt động trong thời gian sắp tới.

Thông thường, tổ chức hội nghị - hội thảo thường có sự góp mặt của các chuyên gia đầu ngành, các nhà lãnh đạo, quản lý, thậm chí là các nhà khoa học, các doanh nhân cùng lĩnh vực. Nội dung của cuộc thảo luận thông qua hội nghị - hội thảo thường sẽ là định hướng để giải quyết những khó khăn mà doanh nghiệp đó mắc phải.

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Quy trình để tổ chức hội nghị, hội thảo thường rất đơn giản, không mấy phức tạp, đó chỉ là nói chuyện, tranh luận cùng nhau để giải quyết vấn đề. Chúng ta cần chú ý đến các bước như: phần phát biểu của các diễn giả, các nhân vật đại diện, hoặc có thể giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có). Tiếp đến cần chú ý đến các phần thảo luận, trao đổi và cuối cùng là các tiết mục giải trí,  có thể là tặng quà hoặc rút thăm trúng thưởng ( tùy vào những mong muốn của doanh nghiệp).

Nói thì đơn giản, nhưng để thực hiện tổ chức hội nghị , hội thảo thành công lại không hề đơn giản một chút nào?

Tổ chức hội nghị, hội thảo

Những vấn đề quan trọng nhất mà chúng ta cần quan tâm để tổ chức hội nghị - hội thảo thành công?

1.    Chương trình hội nghị - hội thảo cần được lên chủ đề cụ thể.

Chủ đề của sự kiện

Không chỉ tổ chức hội nghị - hội thảo mà cho dù bạn muốn tổ chức bất kỳ chương trình sự kiện nào cho doanh nghiệp của mình thì cũng cần lên cho mình chủ đề cụ thể, thật rõ ràng. Mọi chương trình, sự kiện đều cần có riêng cho mình một chủ đề cụ thể. Chủ đề chính là linh hồn của buổi tổ chức hội nghị - hội thảo, đó là yếu tố cực kỳ quan trọng, liên quan đến hầu hết tất cả vấn đề liên quan tới hội nghị - hội thảo đó, gần như liên quan trực tiếp tới mục đích của buổi tổ chức hội nghị - hội thảo đó. Đồng thời doanh nghiệp bạn cũng dễ dàng xác định được khách mời mình muốn hướng đến là những đối tượng nào? Và khách mời cũng biết mục đích tham dự của bạn là những ai. Cho dù doanh nghiệp bạn có hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện hay tự mình thực hiện thì chính doanh nghiệp bạn cũng sẽ biết mình cần gi và tạo ra được chủ để phù hợp nhất, đảm bảo ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề nhằm thu hút nhiều người tham gia chương trình nhất.

2.    Cần làm việc trước với người phát ngôn, diễn giả

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn

Khi đã tổ chức hội nghị - hội thảo thì vấn đề quan trọng không kém việc xác định chủ đề đó là cần làm việc trước với diễn giả hoặc khách mời phát ngôn. Bạn cần thống nhất về thời gian làm việc cũng như nội dung của buổi trình bày, như thế sẽ giúp bạn kiểm soát thời gian và chương trình sẽ không kéo dài. Có rất nhiều trường hợp do không làm việc về thời gian với diễn giả, dẫn tới diễn giả quá hang say khi đang thuyết trình, khiến những khách mời phát ngôn phía sau phải chờ lâu, dẫn tới chương trình bị kéo dài, thậm chí là khó chịu cho người tham gia, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng của buổi hội nghị - hội thảo đó. Giải pháp lúc này là bạn có thể dùng những cách để nhắc khéo diễn giả là viết giấy đưa cho diễn giả xem hoặc có thể dùng bảng viết cho diễn giả xem.

Bên cạnh đó, một công việc cũng quan trọng là bạn cũng nên công bố rõ ràng tên, tuổi của diễn giả. Đôi khi, chính sự uy tín của diễn giả sẽ thu hút được một lượng khách mời đảo tới dự chương trình của bạn đấy.

3.    Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị - hội thảo phù hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện

Đây cũng là vấn đề rất cần được chú ý, tùy theo số lượng khách mời số lượng bao nhiêu mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, bạn không thể lựa chọn địa điểm tổ chức quá nhỏ khiến cho không gian chật chội cũng như địa điểm tổ chức quá lớn sẽ làm cho chương trình bị loãng, ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện đó. Thông thường những doanh nghiệp tổ chức hội nghị, hội thảo lớn thường được tổ chức tại những địa điểm hoành tráng như các khách sạn lớn hoặc tại trung tâm hội nghị. Còn với những buổi tổ chức hội nghị, hội thảo nhỏ hơn, thường thiên về nội bộ, thân mật thì có thể lựa chọn tại những địa điểm nhỏ hơn hoặc tại những quán cafe để tạo sự gần gũi, thân mật.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cũng đừng quên nên kiểm tra những tiện ích đi kèm của các địa điểm tổ chức đó. Bạn cần khảo sát cụ thể để có thể xác định được những dịch vụ nào là miễn phí, dịch vụ nào cần trả phí để có thể lên kế hoạch kinh phí cho phù hợp. Và cũng cần lên kế hoạch thật chi tiết, cụ thể những thiết bị mà chương trình sự kiện và diễn giả cần có để đảm sự kiện diễn ra hoàn hảo nhất.

4.    Cuối cùng là cần truyền thông, quảng bá cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

Cho dù sự kiện của bạn có mời diễn giả nổi tiếng như nào, tổ chức tại những địa điểm có hoành tráng ra sao mà mọi người không biết đến chương trình đó thì chắc chắc sự kiện mà doanh nghiệp bạn tạo ra không thể thành công tốt đẹp được. Do đó việc quảng bá, tuyên truyền  cho sự kiện, cho buổi tổ chức hội nghị - hội thảo không thể bỏ qua.

Có rất nhiều hình thức truyền thông mà doanh nghiệp bạn có thể áp dụng như mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email. Đặc biệt với những hội thảo có mất phí tham dự thì bạn cần gọi điện trực tiếp để thông báo tới đối tượng bạn muốn tham dự. Cũng cần quan tâm chú ý để thực hiện truyền thông không quá sớm, cũng như không quá muộn để đảm bảo người tham dự được đông đảo nhất.

Trên đây là một số điều mà doanh nghiệp bạn cần chú ý để tổ chức hội nghị, hội thảo thành công nhất.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: Vietwindevent.vn

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch - Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 - 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:sales@vietwind.com.vn