Những điều bạn nên biết để tạo buổi tổ chức sự kiện cho
doanh nghiệp của mình
Tổ chức sự kiện là những công việc rất quan
trọng của mỗi doanh nghiệp. Thông qua tổ chức sự kiện thành công, doanh nghiệp
sẽ có nhiều cơ hội phát triển thương hiệu, giúp tăng hiệu quả bán hàng hoặc dịch
vụ của mình.
Vậy khái niệm sự kiện là gì?
Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa
quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm
đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt
Nam,… mới được xem là sự kiện.
Có người lại hiểu sự
kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả
những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như
ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Một số khác lại hiểu
sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương
mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới
thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
Tóm lại sự kiện (Event) là
một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm
nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định
nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
Trong Marketing, Event
được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện
mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương
hiệu trên thị trường.
Tổ chức sự kiện thực chất
là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó
bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội,
thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội
thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những
thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Ở những nước phát triển
tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả
một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo
đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là
các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
– Corporate events:
Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập,
hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events:
Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
– Exhibitions: Là các
hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là
việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment
events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
– Concerts/live
performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là
các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events:
Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng
đảng,…
– Meetings: Là các
buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các
buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: Bán hàng
– Conferences: Là các
buổi Hội thảo
– Conventions: Là các
buổi Hội nghị
– Social and cultural
events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
– Sporting events:
Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
– Marketing events:
Các sự kiện liên quan tới marketing
– Promotional events:
Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
– Brand and product
launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
3. Vai trò của
sự kiện và tổ chức sự kiện:
Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút
sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.
Tổ chức sự kiện đóng
vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ
đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event
nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng
doanh số bán của doanh nghiệp.
Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông
hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có
thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và
nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình
thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích
chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các
chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và
thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp cải thiện hoặc
làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà
đầu tư.
– Phát triển tối đa
những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán
hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm,
dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
Công việc tổ chức một
sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình
vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng
hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại
sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của
doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải
tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định. – Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương
hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ Nghiên cứu các
yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân
lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ
đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Xúc tiến và
quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực
hiện sự kiện:
+ Tổ chức đón
tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều
hành các diễn biến chính của sự kiện
+ Tổ chức phục vụ
ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ
lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
+ Tổ chức thực
hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định tập đối
tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự
kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và
quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các
nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài
chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng
6. Chân dung của một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên
nghiệp:
Các chuyên gia thường
ví von người làm tổ chức sự kiện như một nghệ nhân ghép hình. Sự sáng tạo, tính
cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên
tổ chức sự kiện yêu cầu cần phải có.
Về kiến thức
+ Có sự hiểu biết về
sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
+ Có hiểu biết về
khách hàng mục tiêu của sự kiện
+ Có kiến thức xã hội
Về kỹ năng
+ Kỹ năng lập kế
hoạch tổ chức sự kiện
+ Kỹ năng triển khai,
giám sát và đánh giá hiệu quả sự kiện.
Về khả năng
+ Khả năng sáng tạo
+ Khả năng quan sát
chi tiết cao
+ Có khả năng đi xa
+ Khả năng xử lý tính
huống
Về thái độ
+ Lăn xả, nhiệt tình,
không ngại khó khăn
+ Chịu Làm việc với
áp lực cao từ nhiều phía (công ty, khách hàng, đối tác)
+ Cầu tiến, biết
lắng nghe
+ Học cách nói
chuyện với tất cả mọi người, xây dựng mối quan hệ tốt với mọi người
7. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:
Để có được hiệu
quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất
định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến
lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên
bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để mang lại thành công cho
một sự kiện là gì.
– Tìm và ấn định địa
điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay
sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một
địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục
liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ
“đột ngột”.
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều
đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông
báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những
ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng
nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương
trình trong sự kiện của bạn.
– Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó
Một kế hoạch chi tiết
đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có
deadline cụ thể, là yếu tố cần để đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo
rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài
ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu
nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn,… để
đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.
– Hãy làm việc bằng
cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ
Tổ chức lưu trữ và
theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa
học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện
kết thúc.
Trên đây là một số gợi ý để giúp doanh nghiệp
bạn có thể tổ chức sự kiện thành công nhất.
Với kinh nghiệm trên 5
năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng
tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì
nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương
trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Nhận xét
Đăng nhận xét